Как правильно оформить расходы на гсм при использовании личного транспорта

Так что о нормах расхода того и другого говорится в разных частях документа.

Нормы расхода топлив для автомобилей приведены в главе II Методических рекомендаций N АМ-23-р, а нормы расхода смазочных материалов – в главе III этого акта. Эти нормы можно использовать, в том числе, для определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, для проведения расчетов с пользователями транспортных средств и водителями.

Важно! Работодатель, который выплачивает сотруднику компенсацию за бензин при использовании личного транспорта и за другие необходимые ГСМ, может учитывать нормы расхода топлива и смазочных материалов, указанные в Методических рекомендациях N АМ-23-р.

Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

1. Документы для оформления и выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Размер данной выплаты указывается в дополнительном соглашении с работником. А основанием для включения этих затрат при исчислении налога на прибыль служит приказ руководителя (письмо УФНС РФ по г.

Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@).

Как правильно оформить расходы на гсм при использовании личного транспорта

НК РФ).

Как отразить в бухучете

В бухгалтерском учете обязательно проводят начисление компенсации за использование личного автомобиля — проводки такие:

• Дт 20 Кт 73;
• Дт 26 Кт 73;
• Дт 44 Кт 73.

Затраты признают управленческими расходами по обычным видам деятельности в том отчетном периоде, в котором выплатили возмещение работнику (п. 5, 6, 7, 16, 18 ПБУ 10/99).

Приведем пример.

В трудовом договоре с сотрудником прописано использование его собственной машины в служебных целях и определен порядок возмещения затрат. Размер компенсационных выплат определяют по ежемесячному износу автомобиля — 1500 рублей. Учитывают и расходы на эксплуатацию и ГСМ. Работник ежемесячно подтверждает расходы всеми необходимыми документами.

По итогам отчетного месяца сотрудник предоставил чеки и квитанции.

Как правильно оформить расходы на гсм при использовании личного транспорта в служебных целях

Кроме того, понадобятся документы с подтверждением расходов (письмо ФНС № БС-3-11/8304@ от 13.11.2018).

Затем руководитель издает приказ и закрепляет должностные обязанности, для которых понадобится машина, причины использования личного авто и виды издержек, которые возместят сотруднику.

Бухгалтерский учет и проводки

Работодатель обязан возместить оплату бензина сотруднику за личный автомобиль и отразить такое возмещение в бухучете. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.

Покупку ГСМ возмещают по фактическим затратам, которые подтверждены счетами, квитанциями, кассовыми чеками и другими документами.

Основные проводки по компенсации ГСМ работнику:

• Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие к учету расходов по суммам возмещения на ГСМ;
• Дт 73 Кт 50, 51 — сотруднику возмещены суммы затрат на ГСМ наличными (на расчетный счет).

Подробнее: как вести учет ГСМ в бюджетных учреждениях

Налогообложение

Для налога на прибыль возмещение и расходы на ГСМ разрешают учесть в пределах лимита. Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002.

Компенсация расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ) – распространенная практика среди компаний, использующих личный транспорт сотрудников в служебных целях. Это позволяет оптимизировать затраты на транспортные расходы и стимулировать работников. В статье рассматриваются ключевые аспекты оформления таких выплат: порядок расчета компенсации на основе путевых листов, норм расхода топлива или фиксированных ставок; требования к подаче заявления и подтверждающим документам; возможность заключения отдельного договора о компенсации ГСМ; особенности удержания НДФЛ.
Рассмотрены пример договора и образец заявления о компенсации ГСМ. Информация будет полезна сотрудникам и специалистам в области управления персоналом и бухгалтерского учета.

Основные нормативные документы

Компенсация ГСМ регулируется несколькими основными нормативно-правовыми документами.

Для того, чтобы работодатель мог пользоваться личным имуществом работника, необходимо соблюсти три условия:

1. получить согласие от работника на использование его автомобиля;
2. компенсировать сотруднику расходы по использованию авто при осуществлении им должностных обязанностей;
3. отражать в бухучете понесенные затраты и выплаченные компенсации.

Так, к транспортным издержкам, подлежащим выплате, можно отнести следующие:

• компенсации за использование личного автомобиля;
• оплата арендуемого имущества работника – автотранспорта или компьютера и расходы по его содержанию;
• возмещение затрат на общественный транспорт и услуги такси;
• проезд до места работы и др.

Кроме того, при поездках сотрудник имеет право на возмещение иных расходов: проезд, аренда жилплощади, суточные и иные затраты согласно ст.

Главное, чтобы была возможность отследить по документам использование авто, его маршруты движения и время использования.

В полисе ОСАГО указываются лица, имеющие допуск к управлению транспортом (п. 2 ст. 15 40-ФЗ от 25.04.2002).

Нужно учитывать, что арендная плата для работника выгодней компенсации. Поскольку при аренде, работник получит возмещение расходов, а также прибыль в виде арендной оплаты. При компенсации работодатель лишь возместит работнику понесенные затраты.

В каком размере выплачивается компенсация?

Размер компенсации определяется сторонами самостоятельно.
Он указывается в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.

При определении размера работодатель применяет общие нормы компенсации за использование личной машины (ПП РФ № 92 от 08.02.2002 г).

Какой порядок заполнения путевых листов (образец, бланк)?».

Однако Минфин считает, что налоговики не вправе обязать налогоплательщиков использовать какие-либо формы для налогового учета (письмо Минфина от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46664).

1. Документы при аренде авто у работника

Компания-работодатель также может заключить с сотрудником договор аренды авто и установить определенную сумму ее стоимости. Такие затраты включаются в состав прочих на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы на содержание автомобиля, такие как ГСМ, страхование, ремонт, техобслуживание и проч., по договору аренды несет арендатор, то есть работодатель (ст.
646 ГК РФ).

ТК РФ.

Статьей 188 ТК РФ определен порядок заключения соглашения об использовании личного транспорта.
Такое соглашение обязательно должно иметь письменную форму. В соглашении прописываются данные сотрудника, указывается его автомобиль (марка машины, год выпуска). Кроме того, нужно прописать цель использования автотранспорта, длительность (срок) и периодичность его использования.

Возмещение расходов может быть прописано отдельным пунктом в трудовом договоре или же оформлено дополнительным соглашением.
В документе прописываются условия компенсации и ее размер.