Приказы на предоставление отпуска ликвидируемой организации необходимо сдать в архив

При этом негосударственные организации передают свои документы по договору.

Документы с неистекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним на платной основе.

Подготовка документов к передаче на государственное или муниципальное хранение включает в себя:

• проведение экспертизы ценности документов;

• оформление дел;

• составление описей и научно-справочного аппарата к нему.

Экспертиза ценности документов

При проведении экспертизы ценности документов сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (в ред.

В таком случае существует возможность снять копии изымаемой документации с указанием на них даты изъятия. На весь перечень изымаемых документов составляется протокол, который передается под роспись руководителю.

В случае кражи или порчи документов создается комиссия по расследованию, которую назначает руководитель. Если есть необходимость, участие принимают следственные и другие органы надзора.
Результаты расследования фиксируется актом, который заверяется руководством, а копия передается в заинтересованные органы.

Формирование акта приема-передачи

Формат акта не унифицирован, но содержит ряд реквизитов, которые необходимо заполнить, это:

1. Название акта.
2. Акт нумеруется, проставляется дата и место оформления.
3. Перечисляются все документы, готовые к передаче в архив.

Приказы на предоставление отпуска ликвидируемой организации необходимо сдать в архив

В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение.

Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.

В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов.

Приказы на предоставление отпуска ликвидируемой организации необходимо сдать в архиве

По результатам экспертизы часть документации отправляют на подготовку к передаче в архив, а оставшиеся материалы разрешается уничтожить.

Члены экспертной комиссии тщательно просматривают документы, определяя сроки хранения в соответствии с приказом № 236 от 20.12.2019 г. Федерального архивного агентства. Они составляют:

• 1 год – для графиков отпусков и правил трудового распорядка.
• 4 года – для налоговых и 5 лет для бухгалтерских документов («первичка», инвентарные карточки, справки, акты сверки, информация о дебиторской, кредиторской задолженности и т.п.).
• 5 лет – для табелей, журналов учета рабочего времени и приказов об отпусках, командировках, взысканиях.

Плата за прием документов Советского периода не взимается.

Компания «Проект-Архив» осуществляет сдачу документов на хранение в государственные архивы центрального федерального и других округов РФ, работаем со всеми СРО Арбитражных управляющих.

Специалист по сдаче документов в государственные архивы: Иван Владимирович Пеньковой, тел.,+7 926 604 22 08

Особые условия для конкурсных управляющих, звоните!

Как сдать документы в архив на государственное хранение

1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.

2. Заключить с нами договор.

3. Определить дату и время начала работ.

Какие документы Вы получаете после сдачи документов в государственный архив?

1.
Договор на оказание работ по архивной обработке и сдаче документов на государственное хранение в архив.

2.

Если они оформлены некорректно, то возвращают на переоформление. Если все верно, сотрудник государственного хранилища подписывает акт о передаче.Подробнее: порядок передачи кадровых документов в архив

Сроки хранения в архиве

На протяжении какого периода хранить документацию, указано в перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденном Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Есть категории, которые хранят только год, а есть те, которые предполагают сдачу документов в архив организации на постоянное хранение или до ликвидации организации.

Контролирующие органы вправе запросить дела для проверки правил и периодов сохранности в любой момент.

Если есть нарушения, то штраф наложат по ст.

– документы по аттестации и установлению квалификации;

– различные наградные документы (наградные листы, ходатайства, заключения, списки лиц, получивших награду);

– документы, подтверждающие вредные условия производства;

– списки работников, имеющих право на льготную пенсию (ходатайства, справки, анкеты);

– различные формы учета выданных документов, записи которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Как подготовить документы к сдаче в архив

Кадровая документация сдается в архив не только когда выходит из документооборота.

Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по описям или по номенклатуре дел.

Справочно: порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях РБ всех форм собственности устанавливает Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2).

Организация архивного хранения документов

Для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч.

Такие пачки сшивать необязательно, допустимо хранение в скоросшивателях.

Примерный образец акта приема-передачи документов в архив, вы можете посмотреть здесь:

Скачать образец акта приема-передачи [32.50 KB]

Документооборот играет важнейшую роль в жизненном цикле предприятия. Очень часто приходится восстанавливать информацию, хранящуюся в документах прошлых лет. Архивное дело способно организовать процесс по сохранности, поиску и предоставлению необходимых бумаг в кратчайшие сроки.

Сдача документов в архив при ликвидации организации предполагает понимание требований, которые законодательство предъявляет к юридическому лицу, и доскональное знание специфики вопроса. Соответственно, при отсутствии квалифицированных кадров на предприятии, логичнее доверить эту задачу профессионалам.

Какие документы передаются в архив:

• приказы приеме, переводе, увольнении или поощрении;
• приказы о декретном отпуске и отпуске за свой счет;
• документы по заработной плате работников;
• личные карточки уволенных работников;
• трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
• договоры подряда с физическими лицами и акты выполненных работ к ним.

Контроль над сдачей документов при ликвидации организации осуществляют сотрудники архива.

В графе А пишут про основной отпуск, а затем уже вносят в строку Б данные про декретный, после чего в строчке В суммируют сведения о двух периодах отдыха.

Молодая мама имеет возможность отдохнуть от работы, чтобы ухаживать за ребёнком. Отпуск будет оплачиваться, пока малышу не исполнится полтора года. До трёх лет остается право воспользоваться отпуском за свой счёт.
Оплате не подлежат полтора года.

Заполняется пункт Б. Отражается последний, первый день отдыха, общий период указывается в календарных днях.

Важно проследить, чтобы были предоставлены подтверждающие бумаги.

Обязательно подаётся свидетельство о рождении ребёнка. Нужен документ с места, где трудится супруг, что он не получил соответствующий отпуск по уходу за ребёнком.

Когда оба родителя не отдыхают, отпуск может оформить бабушка или дедушка.